Gjennom årene har mange organisasjoner slitt med beslutningen mellom å bruke Microsoft SharePoint eller en spesialisert dokumentkontrollprogramvare som Triark. Mens begge plattformene tilbyr robuste funksjoner, avhenger valget ofte av de spesifikke behovene til bransjer der streng dokumentkontroll er avgjørende. Nedenfor skisserer vi hvorfor selskaper i økende grad velger Triark fremfor SharePoint for å støtte sine kritiske dokumentkontrollprosesser.

Hvorfor velge Triark fremfor SharePoint?

Når du velger dokumentkontrollprogramvare, Triark gir tydelige fordeler i forhold til SharePoint, spesielt i miljøer der samsvar, risikostyring og streng kontroll av dokumenter og arbeidsflyter er avgjørende. Bransjer som energi, bygg og anlegg og store infrastrukturprosjekter krever avanserte løsninger for å håndtere kompleks dokumentasjon effektivt.

Å velge Triark fremfor SharePoint koker til syvende og sist ned til den kritiske karakteren av samsvar med informasjonshåndtering og tilhørende risikoer i prosjektgjennomføring og ressursoperasjoner.

9 grunner til at kunder velger Triark fremfor SharePoint

1. Spesialbygget, tilgjengelig løsning
2. Effektiv massebehandling og datavalidering
4. Avansert revisjonskontrollsystem
5. Fleksible klassifiseringsbaserte datamodeller
6. Sømløs integrasjon med bransjespesifikke systemer
7. Sentralisert styring av informasjonspolitikk
8. Utviklet av bransjeeksperter med globale partnerskap
9. Kontinuerlig investering i innovasjon av dokumentkontroll

1. Spesialbygget, tilgjengelig løsning
Triark er en programvare for dokumentkontroll i bedriftsklasse designet spesielt for bransjer som krever streng dokumenthåndtering. I motsetning til SharePoints generiske plattform leveres Triark forhåndskonfigurert med velprøvde arbeidsflyter, metadatamaler, nummereringssystemer, klassifiseringskoder og valideringsregler skreddersydd for å administrere kompleks prosjektinformasjon gjennom hele livssyklusen.Ved å velge Triark drar organisasjoner fordel av rask distribusjon og umiddelbar verdi, og stoler på en løsning som er grundig testet og bevist i krevende miljøer.

2. Effektiv massebehandling og datavalidering
I store prosjekter er det vanlig å håndtere store mengder dokumenter daglig. Triark tilbyr verktøy for masseimport, eksport, oppdatering og tildeling av dokumentnummer, sammen med automatisert datavalidering. Disse funksjonene sikrer konsistens og nøyaktighet, og reduserer risikoen forbundet med feilplasserte eller feilklassifiserte dokumenter — et effektivitetsnivå som ikke er naturlig tilgjengelig i SharePoint.
‍
4. Avansert revisjonskontrollsystem
Triarks revisjonskontroll går utover enkel filversjonering. Den administrerer dokumenter som profiler beriket med metadata og registrerer revisjoner ved viktige milepæler, for eksempel godkjenninger. Hver revisjon kan inneholde flere filer, og Triark sporer hver endring nøye. Dette systemet sikrer at offisielle dokumenter er aktuelle og gjenspeiler alle oppdateringer nøyaktig - en sofistikering som overgår SharePoints grunnleggende versjonskontroll.
‍
5. Fleksible klassifiseringsbaserte datamodeller
Ved å bevege seg bort fra stive mappestrukturer bruker Triark klassifiseringsbaserte datamodeller. Denne tilnærmingen eliminerer behovet for flere dokumentkopier i forskjellige mapper, noe som reduserer risikoen for utdatert informasjon. Brukere kan enkelt finne de riktige dokumentene gjennom detaljerte klassifiseringer og robuste søkeverktøy, noe som sikrer en enkelt kilde til sannhet i hele organisasjonen.
‍
7. Sentralisert styring av informasjonspolitikk
Med Triark kan organisasjoner håndheve overholdelse av retningslinjene for informasjonsstyring gjennom sentralisert styring. Programvarens konfigurerbarhet gjør det mulig for bedrifter å legge inn standardene sine i systemet, ved å bruke datavalidering, arbeidsflyter og ansvarsmatriser for å opprettholde konsistens og fortreffelighet - noe som kan være utfordrende med den desentraliserte naturen til SharePoint-nettsteder.

8. Utviklet av bransjeeksperter
Triarks utvikling er forankret i omfattende bransjeerfaring og samarbeid med kunder. Funksjonene er skreddersydd for å støtte beste praksis for håndtering av ingeniørdokumenter, tegninger, spesifikasjoner og prosjektdokumentasjon i regulerte miljøer. Denne dybden av ekspertise er vanskelig å replikere med en generisk plattform som SharePoint.

9. Kontinuerlig investering i innovasjon av dokumentkontroll
Å velge Triark betyr å dra nytte av løpende investeringer og innovasjon dedikert til dokumentkontroll. Regelmessige oppdateringer og nye funksjoner sikrer at programvaren utvikler seg med bransjens behov og teknologiske fremskritt. Derimot vil det å stole på SharePoint for spesialisert dokumentkontroll kreve betydelige interne ressurser for å utvikle og vedlikeholde tilpassede løsninger.

Sammendrag

Oppsummert tilbyr Triark spesialiserte evner som imøtekommer bransjer med strenge krav til dokumentkontroll. Dens spesialbygde funksjoner, automatisering, avansert revisjonskontroll, og integrasjonsfunksjoner gir en omfattende løsning som overgår generiske plattformer som SharePoint på kritiske områder.

En siste vurdering

«Vår IT-avdeling foreslår å bruke SharePoint fordi vi allerede eier det.»

Selv om utnyttelse av eksisterende plattformer kan virke kostnadseffektivt, har mange organisasjoner funnet ut at SharePoint ikke oppfyller de spesialiserte behovene til streng dokumentkontroll. Utfordringer med metadata, søkenøyaktighet, strukturelle endringer og versjonering kan føre til ineffektivitet og risiko som oppveier den opprinnelige bekvemmeligheten.